9 conseils d’organisation pour rédactrice web [doubles ta productivité]

1. Utilises un tableau blanc

Bien qu’il soit formidable d’avoir ses échéances et le suivi de ses tâches sous un format numérique, tu pourrais avoir besoin d’un rappel juste en face de toi.

Le tableau blanc reste à mon sens un excellent moyen de garder un rappel constant de ce que tu dois faire et quand.

2. Utilises un agenda, voire deux

Le calendrier Google est idéal pour suivre à distance les dates d’échéance de tes projets et de tes réunions clients. Tu peux également l’utiliser pour te fixer des rappels quotidiens pour vérifier tes progrès.

Pour ma part, je me souviens mieux de mes tâches quand elles sont écrites. C’est pourquoi j’ai également un agenda papier !

Il me permet également d’avoir un backup en cas de coupure internet, d’électricité ou toute autre mésaventure. Et oui, ça arrive parfois quand tu travailles en remote aux quatre coins du monde !

3. Utilises un logiciel de gestion de projet

Il existe tellement de logiciels de gestion de projet différents qu’il peut être difficile de choisir celui qui te conviendra le mieux. Pour ma part, j’ai commencé par Asana à la demande d’une cliente. Ensuite, je me suis tournée vers Monday.

J’ai d’ailleurs prévu de te faire prochainement une review sur ce dernier tellement je pense qu’il peut t’aider. Je l’utilise pour créer des calendriers éditoriaux, planifier des campagnes emails, suivre des objectifs, … Pour moi et mes clients !

4. Essayes la technique Pomodoro

Certaines rédactrices indépendantes réussissent très bien à travailler d’une seule traite, et ce pendant des heures. Moi, ça m’épuise plus qu’autre chose !

Quand j’ai découvert cette technique mon écriture pour le web c’est littéralement améliorée en quelques semaines. Et ce n’est pas moi qui m’en suis rendue compte… Ce sont mes clients !

La technique Pomodoro nécessite de travailler par tranches de 25 minutes avec une pause de 5 minutes. Cela t’encourage à ne pas travailler contre le temps dont tu dispose et à être plus efficace avec le temps à ta disposition.

L’idée principale derrière cela est de réduire les distractions et de créer un sentiment d’urgence pour accomplir tes tâches.

Bonus : je commence par 25 minutes de recherche, puis 25 minutes pour créer mon plan, puis 25 minutes pour parcourir mes e-mails, etc.

5. Utilises un bloqueur de temps

Le blocage du temps est une autre technique d’organisation et de gestion du temps utilisé par les freelances. Il implique de parcourir son emploi du temps quotidien et de réserver des heures prédéterminées pour accomplir certaines tâches.

Par exemple, si tu trouves que tu es plus productive pour écrire l’après-midi, tu te bloques des créneaux pendant cette période. Tu profiteras de tes périodes moins productives pour réaliser d’autres tâches comme l’envoi d’e-mails, de factures, …

Pour ma part, j’ai généralement un pic de créativité entre 11 h et 13 h, entre 17 h et 19 h et souvent vers 23 h. Et je me rends compte que quand je force trop un jour et bien le lendemain je n’ai plus envie de rien !

6. Crées des systèmes et des modèles pour rester organisée

En tant que rédactrice web, exerçant en freelance, je me suis rendue compte que je faisais face à deux tâches incompressibles chronophages :

• Répondre aux sollicitations par mail des clients, prospects, confrères/consœurs, etc.

• Gérer la relation prospect et client qui me demandent respectivement des explications sur mon offre commerciale puis sur la procédure à venir (déroulement, délais, etc.).

Pendant plusieurs semaines, j’ai enregistré le temps consacré à ces tâches et constaté qu’elles représentent 30 % en moyenne du temps consacré à chaque dossier. Autrement dit, seulement 70 % du temps consacré à un dossier correspond à du travail de fond (si tout va bien).

Mon conseil : si tu effectues le même type de tâches encore et encore, il serait avantageux pour toi d’avoir un système et des modèles en place pour rationaliser tes processus.

• Prépares des mails types en les numérotant, de la prise de contact du prospect, en passant par toutes les étapes nécessaires à la bonne exécution de ton travail, jusqu’à la facture et sa relance.

• Prévois un canevas pour une proposition commerciale ultra-complète avec l’explication de ta méthode de travail, tes attentes, le prix correspondant, …

Ici, c’est l’occasion de faire un bilan sur ta façon de travailler (les points positifs mais aussi les points à améliorer).

Le petit bémol ? Cette étape est longue et l’aspect “design” peut faire peur.

Toutefois, avec Canva, tu peux formaliser tout ça rapidement et facilement.

7. Sauvegardes régulièrement ton travail

Je l’ai appris à la dure ! Lorsque j’ai commencé à écrire en freelance, je n’aimais pas utiliser Google Docs et préférais écrire les articles de mes clients dans mon Word.

Sauf que je travaille sur Mac et que j’ai une version piratée qui beug faute de mise à jour (je compte sur toi pour ne jamais ébruiter cette information confidentielle).

J’ai perdu plusieurs heures de travail (et ce plusieurs fois) et j’ai dû apprendre à la dure à utiliser Google Docs pour éviter que cela ne se reproduise.

L’utilisation de tel programme est excellente, car elle enregistre automatiquement ton travail dans le cloud. Tu n’as donc jamais à te soucier de travailler sur un projet pendant des jours pour le perdre si ton ordinateur tombe en panne.

8. Fais d’abord la chose la plus difficile

En travaillant d’abord sur la tâche la plus difficile de ta liste, cela te permettra d’être plus productive et, espérons-le, t’encouragera à rationaliser ton travail.

Au lieu de traîner les pieds, j’utilise les tâches difficiles comme motivation pour avoir une journée productive et organisée. Rayer mes tâches « à faire » est un sentiment formidable et me permet de rester sur le droit chemin tout au long de ma journée.

9. Planifies ta semaine à l’avance

Si possible, essayes de planifier à l’avance ta semaine de travail. Ce n’est pas toujours possible pour moi, mais une fois que je suis dans le rythme, je peux prévoir mes tâches pour les semaines à venir.