Comment structurer un document Word accessible ?
Parce qu’un bon document, c’est un document lisible par tout le monde
Si vous avez déjà ouvert un document Word « bien présenté » mais illisible avec un lecteur d’écran… vous n’êtes pas seul·e.
Créer un document accessible, ce n’est pas juste un détail technique : c’est permettre à chacun·e de lire, comprendre, naviguer — quelle que soit sa situation.
En France, la loi du 11 février 2005 pose le droit à l’accès à l’information pour toutes et tous. Cela a été renforcé par des textes européens, et aujourd’hui, les documents produits dans le cadre professionnel ou institutionnel doivent être accessibles. Mais au-delà de la loi, il y a l’envie de faire bien. De produire des contenus clairs, inclusifs, agréables.
Et justement, ça commence dès la structuration de votre document Word. Je vous explique les bonnes pratiques — et pourquoi, dans certains cas, vous aurez tout intérêt à vous faire accompagner.
🛠️ Structurer un document Word : plus simple que vous ne le pensez
L’idée reçue, c’est que pour rendre un document accessible, il faut tout refaire. En réalité, il suffit souvent de bien structurer dès le départ.
✅ Commencez par appliquer les styles Word natifs : Titre 1, Titre 2… Pas de copier-coller en gras, pas de couleurs à la main. Juste les outils déjà là, dans Word.
Cette structure est précieuse pour les personnes utilisant des lecteurs d’écran : elles peuvent ainsi naviguer dans le document sans devoir tout lire d’un bloc. Et entre nous, même pour quelqu’un qui lit « normalement », un document clair, hiérarchisé, c’est plus agréable à consulter.
Pensez aussi aux listes à puces, aux tableaux bien légendés, aux liens explicites.
Et surtout : évitez les mises en page “bricolées” à base de retours à la ligne ou d’espaces. C’est joli sur votre écran, mais illisible pour un outil d’assistance.
🧭 Un document bien structuré, c’est comme un bon plan : il guide, il oriente, il rassure.
🖼️ Images, couleurs, tableaux : comment bien faire (sans s’arracher les cheveux)
On veut souvent faire joli, illustrer, mettre en valeur… et c’est super ! À condition de penser accessibilité en même temps.
Premier réflexe : toute image utile doit avoir un texte alternatif. Rien de très compliqué : Word propose une zone « Texte de remplacement » dans le menu de l’image.
🖼️ Si l’image est purement décorative ? Pas besoin d’en dire plus. Mais si elle apporte une info, décrivez-la en une phrase claire.
Deuxième point : ne basez jamais une information uniquement sur la couleur.
Dire « les éléments en rouge sont urgents », c’est exclure les personnes daltoniennes ou ayant un trouble de la vision. Privilégiez un mot-clé, une icône, ou une mise en forme double (ex : rouge + symbole ❗).
Et puis il y a le contraste : les textes gris clair sur fond blanc, c’est joli, mais pas lisible par tout le monde. Visez toujours un contraste suffisant, comme recommandé par les normes WCAG (4.5:1 minimum pour les textes standards).
🎨 Un bon design, c’est beau ET lisible. Pour tout le monde.
🔎 Les outils qui peuvent vous aider (et ceux que j’utilise aussi)
Vous n’avez pas besoin de devenir experte ou expert en accessibilité du jour au lendemain.
Word vous aide déjà pas mal, avec son vérificateur d’accessibilité intégré. Cliquez sur Révision > Vérifier l’accessibilité, et vous verrez : il vous montre ce qui coince, avec des suggestions concrètes.
🔧 Il ne voit pas tout, mais c’est une bonne base pour progresser vite.
Vous pouvez aussi tester votre document avec un lecteur d’écran gratuit comme NVDA, ou vérifier un PDF avec PAC 2021. Ces outils vous montrent comment une personne aveugle ou malvoyante « lit » votre contenu.
Mais soyons honnêtes : quand il s’agit de documents importants (rapports, bilans, formulaires), un œil extérieur est souvent indispensable. Je propose justement un service de vérification et de mise en accessibilité : rapide, clair, et pédagogique.
📌 L’accessibilité, c’est comme l’orthographe : parfois, mieux vaut demander un regard pro.
🚨 Accessibilité, obligations légales et image de marque : le trio à ne pas ignorer
Certaines obligations sont claires : les administrations, les établissements publics, ou les grandes entreprises doivent fournir des documents accessibles.
Mais ce que je constate, c’est que l’enjeu va bien au-delà de la réglementation.
⚖️ Ce que vous proposez en document, c’est aussi votre image.
Un PDF illisible ou un Word non structuré, c’est frustrant, excluant, parfois même disqualifiant.
À l’inverse, un contenu bien conçu montre que vous prenez soin de votre lecteur. Ça inspire confiance, ça valorise votre sérieux, votre engagement.
Et puis — soyons francs — corriger un document après publication, c’est long et coûteux. Mieux vaut faire bien dès le début. Et si vous avez un doute, je suis là pour vous aider : audit rapide, recommandations concrètes, ou correction clé en main.
🌍 L’accessibilité, c’est un petit effort pour vous… mais un grand pas pour votre audience.
🤝 “Documents pour tous” : je rends vos contenus vraiment lisibles
Si vous voulez faire les choses bien, sans vous perdre dans des guides techniques ou passer des heures sur un document… vous n’êtes pas seul·e. Je vous accompagne avec l’offre “Documents pour tous”.
Concrètement, je peux :
- corriger vos documents Word ou PDF pour les rendre 100 % accessibles ;
- vous expliquer les bonnes pratiques pour que vous soyez autonome rapidement ;
- vérifier la conformité selon les règles RGAA / WCAG.
💬 Pas de jargon inutile, pas de surcoût : juste du bon sens, du concret, et un rendu accessible.
Je travaille avec des collectivités, des entrepreneurs, des équipes de com’… et ce qui revient toujours, c’est ce soulagement :
✨ “Ah, maintenant je comprends comment faire, et pourquoi c’est important.”
Alors si vous voulez que vos documents soient accessibles, pros et inclusifs, contactez-moi.
👉 Je vous réponds rapidement, et je vous aide à faire les bons choix.
✨ L’accessibilité, ce n’est pas une option : c’est du respect, et du bon sens.